Arrangera lopp

Riktlinjer för att anordna tävlingar (beslutade av styrelsen 2018-11-26)

Bakgrund

Det är inte ovanligt att medlemmarna i föreningen också är aktiva inom löpning- och skidåkning i andra sammanhang än där Björnstorps IF är officiell arrangör. Det kan t.ex. handla om träningsgrupper, funktionärsskap och arrangörsskap vid tävlingar. Det förekommer också ren yrkesverksamhet inom området, med anordnande av träningsläger, resor eller liknande. Under den senaste tiden har det diskuterats hur föreningen ska förhålla sig till detta och en del meningsskiljaktigheter, framförallt när det gäller anordnande av tävlingar, har uppstått. Styrelsen har fått en formell förfrågan från löpsektionen angående enskilda medlemmars anordnande av tävlingar utanför föreningens ramar. För att undvika missförstånd och eventuella konflikter har vi utarbetat riktlinjer för hur medlemmar bör gå tillväga när en vill anordna en tävling. Styrelsen ser det som en viktig förutsättning för föreningens utveckling att medlemmar tar initiativ till nya aktiviteter och vill stimulera detta. Samtidigt är det viktigt att föreningen kan göra prioriteringar om vilka aktiviteter föreningen vill driva och/eller stödja eftersom resurserna när det gäller både tid och ekonomi är begränsade. Dessa riktlinjer har utformats av styrelsen efter samråd med sektionerna vid en formell remissrunda samt vid en genomgång vid styrelsens och sektionernas gemensamma kickoff våren 2018.

Riktlinjer

1. När en medlem eller medlemmar har en idé om en ny tävling bör den naturliga vägen vara att detta presenteras för berörd sektion och/eller styrelsen i föreningen. Detta bör göras i god tid (gärna minst 6 månader) innan det tänkta arrangemanget.

2. Efter dialog mellan medlemmen/medlemmarna och sektionen/styrelsen fattar sektionen/styrelsen beslut om arrangemanget ska prioriteras eller inte.

Några typutfall

a) Föreningen anser att förslaget till tävling är något som föreningen vill vara fullvärdig arrangör för och tidpunkten harmonierar med övrig verksamhet. Detaljerad planering med ekonomisk och sportslig analys påbörjas inklusive möjligheten att få tävlingen sanktionerad av Friidrottsförbundet.  När allt är klart, lanseras och marknadsförs tävlingen som en föreningstävling fullt ut.  Föreningen tar fullt ekonomiskt ansvar för tävlingen och eventuell vinst tillfaller föreningen.

b) Föreningen anser att tävlingen är av intresse för föreningens medlemmar, men kan inte inom ramarna för verksamheten vara huvudarrangör. Däremot kan arrangemanget genomföras som ett samarrangemang mellan medlemmen/medlemmar där föreningen bistår med visst stöd (t.ex. utlåning av föreningslokal, annonsering via officiella föreningskanaler och utlåning av utrustning). Tävlingen presenteras då som ett samarrangemang via föreningens officiella kanaler.  Sanktion söks i normalfallet inte eftersom föreningen inte har full kontroll över arrangemanget och inte kan ta det ansvar som krävs för att ansöka om sanktion via föreningen. En överenskommelse (helst skriftlig) görs om fördelning av det ekonomiska ansvaret för tävlingen.

c) Föreningen anser att tävlingen är av intresse, men anser sig inte ha möjlighet att prioritera stöd i ljuset av andra åtaganden. Föreningen ges möjlighet att påverka tidpunkten så att arrangemanget inte stör föreningens verksamhet, såsom egna tävlingar/träningar eller andra arrangemang av stor vikt för föreningen såsom mästerskap på olika nivåer och tävlingar där många medlemmar förväntas delta. De enskilda arrangörerna ansvarar fullt ut för tävlingen som privatpersoner, är ekonomiskt ansvariga och står själva för annonsering. Officiella föreningskanaler får normalt inte användas för kommunikationen såvida inte medlemmarna specifikt bjuds in med t.ex. subventionerade avgifter. Inlägg om tävlingen på föreningens öppna sidor i sociala medier är förstås tillåtna, men görs då av individen och inte av föreningen.

d) Föreningen gör bedömningen att arrangemanget inte är av intresse för medlemmarna, konkurrerar med andra föreningsarrangemang eller på annat sätt riskerar att påverka föreningens verksamhet negativt. Rekommendationen till initiativtagarna blir då att inte genomföra arrangemanget såsom föreslagits utan helt avstå eller återkomma med ett nytt förslag. Förhoppningen är att dialogen som beskrivs i början av punkt 2 förebygger att den här typen av situation uppstår, men vid oenighet väger föreningens ord tungt i det slutliga beslutet om genomförande. Föreningen kan dock förstås aldrig förbjuda individer från att gå vidare på eget bevåg, men det innebär då att föreningen i enlighet med stadgarna kan besluta om disciplinåtgärder såsom varning eller uteslutning.